Texte adressé aux préfets de région (DRASS, DRD et DRJS), de département (DDASS et DDJS) et aux directeurs des établissements nationaux de la Jeunesse et des Sports.
DEFA : déconcentration de l’agrément des formations générales assurées par un organisme unique.
Le diplôme d’Etat relatif aux fonctions d’animation (DEFA) a été créé en 1979 par le ministère des Affaires sociales et le ministère de la Jeunesse et des Sports et conduit à des fonctions de responsabilité dans l’élaboration, la coordination et la mise en oeuvre de projets d’animation sociale, socioculturelle ou sportive.
Le DEFA est un diplôme professionnel qui prépare à l’exercice de ces fonctions dans des champs d’intervention variés, tant dans le secteur public que dans le secteur privé, et il est notamment reconnu par la Convention collective de l’animation comme diplôme de niveau III.
Il est obtenu à l’issue d’une formation en cycle continu ou discontinu, agréée conjointement par les deux ministères, au niveau régional pour les cycles discontinus et, jusqu’à présent, au niveau national pour les formations générales assurées en totalité par un organisme unique.
Dans une perspective d’harmonisation des procédures, de simplification administrative et conformément aux orientations du comité interministériel de l’administration territoriale (CIATER), il importe que l’ensemble des décisions d’agrément relatives aux formations DEFA soit pris au niveau régional. C’est en ce sens que les dispositions des arrêtés de 1988 ont été modifiées par les arrêtés du 31 mars 1995.
La présente instruction, prise en application, a donc pour objet de préciser les conditions de déconcentration au niveau régional des agréments des formations générales assurées par un organisme unique.
Elle comprend un rappel du cadre réglementaire, précise la procédure administrative à respecter, énonce les critères d’agrément de première demande et de renouvellement, organise la délégation facultative de la sélection des candidats aux centres de formation.
I. RAPPEL DU CADRE RÉGLEMENTAIRE
Les dispositions relatives à l’agrément des formations générales assurées en totalité par un organisme unique ont été définies dans l’article 3 du décret no 79-500 du 28 juin 1979 modifié par le décret no 88-690 du 9 mai 1988 ; l’arrêté du 31 mars 1995 fixant les conditions d’agrément des formations préparatoires au DEFA ; l’arrêté du 18 août 1988 modifié par l’arrêté du 31 mars 1995 fixant les programmes et modalités de la formation préparatoire du DEFA et la circulaire no 88-184 du 18 août 1988 dont les dispositions sont maintenues.
II. MODALITÉS DE DÉCONCENTRATION DE L’AGRÉMENT DES FORMATIONS GÉNÉRALES ASSURÉES PAR UN ORGANISME UNIQUE
2.1. INSTRUCTION DES DEMANDES
Les formations préparatoires au DEFA sont agréées par décision conjointe du directeur régional de la Jeunesse et des Sports et du directeur régional des Affaires sanitaires et sociales.
Les demandes d’agrément sont déposées, en trois exemplaires, sous pli recommandé avec accusé de réception, auprès du secrétariat régional du DEFA du lieu de déroulement de la formation. Elles doivent se conformer au cahier des charges annexé à la présente instruction.
Les organismes dispensant la formation générale qui souhaitent proposer le module de cent vingt heures intégré à l’expérience d’animation, demandent l’agrément dans les mêmes conditions que pour la formation générale.
2.2. DÉCISION D’AGRÉMENT
La décision d’agrément
La formation générale, assurée en totalité par un organisme unique, est agréée pour quatre ans à partir de la notification de l’agrément. Pendant cette période, toute modification par l’organisme de la formation doit être soumise à la décision conjointe du directeur régional de la Jeunesse et des Sports et du directeur régional des Affaires sanitaires et sociales.
La demande de renouvellement d’agrément
Chaque année, les organismes assurant la formation générale fournissent en deux exemplaires, aux deux directeurs régionaux, un rapport d’activité détaillé sur le fonctionnement pédagogique, administratif et financier.
Des contrôles peuvent être décidés conjointement par les deux directeurs régionaux. Exercés sur place, ils servent de supports aux procédures de renouvellement des agréments.
Neuf mois avant l’expiration de la durée de validité de l’agrément, les organismes qui le souhaitent formulent une demande de renouvellement d’agrément. Ils y précisent notamment en quoi l’expérience acquise les a amenés à faire évoluer leurs pratiques pédagogiques dans le cadre constant qui a été agréé.
Critères d’agrément
La décision d’agrément devra être appréciée au regard des critères suivants :
a) Analyse de l’emploi et des débouchés professionnels :
Le dossier devra mettre en évidence les besoins en qualification repérés et la mise en relation entre la formation proposée et les emplois.
b) Démarche pédagogique :
Quatre principes devront se retrouver dans la démarche pédagogique proposée :
Nécessité d’intégrer la notion d’alternance en insérant au sein même des unités de formation les périodes de formation en entreprise du stage pratique.
Les modalités de coopération et d’interaction entre les deux pôles de la formation doivent être clairement établies, de même que les objectifs poursuivis dans chacun des lieux de formation.
Dans les structures d’accueil, les candidats doivent bénéficier de l’accompagnement d’un tuteur. L’organisme de formation assure un suivi des stagiaires, notamment par des visites in situ, des rencontres entre formateurs et tuteurs, des échanges écrits avec les tuteurs et les stagiaires.
Aide aux stagiaires préparant leur projet d’expérience d’animation par l’intégration dans les contenus des unités de formation, de l’acquisition d’outils méthodologiques nécessaires à cette préparation.
Mise en place d’un comité de pilotage qui peut prendre la forme d’une émanation du conseil de perfectionnement. Il peut être composé de formateurs, de partenaires administratifs concernés, de responsables de structures d’accueil de stage pratique, d’employeurs, de stagiaires.
Il a deux rôles principaux :
Un rôle consultatif quant à la mise en oeuvre du projet de formation et le maintien de la cohérence du dispositif ;
Un rôle opérationnel quant à l’aide à apporter aux stagiaires dans leur recherche d’un terrain d’expérience d’animation.
Mise en place d’une pédagogie de soutien comprenant des modules de remise à niveau ou de soutien pour les candidats éprouvant des difficultés en cours de formation, ou pour la validation.
c) Cohérence interne et cohérence externe :
Le dernier critère portera sur une analyse de la cohérence du projet de formation vis-à-vis des objectifs, du public visé et de l’environnement socio-économique de la région.
2.3. DÉLÉGATION DE LA RESPONSABILITÉ DE LA SÉLECTION
Conformément à l’article 3 de l’arrêté du 31 mars 1995 fixant les conditions d’agrément des formations préparatoires au DEFA, les organismes dispensant la formation générale peuvent demander la délégation de la responsabilité de la sélection. Le dossier de demande d’agrément doit alors préciser les épreuves complémentaires qu’ils doivent organiser.
En ce qui concerne les organismes de formation demandant en 1995 la délégation de la responsabilité de la sélection dans le renouvellement de l’agrément, il vous est demandé de l’accorder en fonction de l’évaluation de la précédente formation et des résultats obtenus aux validations.
Pour les organismes déposant une première demande d’agrément, il est préférable de n’accorder la délégation qu’après une période probatoire, sauf exception relevant de votre décision.
En tout état de cause, l’organisation de la sélection doit se conformer aux dispositions prévues au titre V de la circulaire no 88-184 du 18 août 1988.
Par ailleurs, il convient d’être vigilant sur la mise en oeuvre des épreuves dont les modalités d’organisation doivent vous être soumises. C’est pourquoi il est fortement souhaité que vos services participent à leur déroulement.
III. NOTIFICATION DE L’AGRÉMENT
La décision d’agrément d’une formation générale est conjointement notifiée à l’organisme de formation par le directeur régional de la Jeunesse et des Sports et par le directeur régional des Affaires sanitaires et sociales, selon le modèle joint.
L’agrément est délivré pour une période de quatre ans à compter de la date de la notification de la décision par les directeurs régionaux.
Pour chaque formation générale agréée, un numéro d’agrément est attribué de la manière suivante :
En premier lieu, les deux derniers chiffres de l’année de la décision d’agrément ;
Puis le numéro d’immatriculation du département où se situent les directions régionales ;
Enfin, le sigle « DEFA-FGC », suivi du numéro d’ordre attribué.
La décision d’agrément fera l’objet d’une publication au Bulletin officiel départemental des actes administratifs et d’une communication aux administrations centrales pour parution aux Bulletins officiels des deux ministères.
(BO. Jeunesse et Sports no 5 du 31 mai 1995.)
Annexes
DÉCISION D’AGRÉMENT D’UNE FORMATION GÉNÉRALE PRÉPARANT AU DIPLÔME D’ÉTAT AUX FONCTIONS D’ANIMATION
Le directeur régional de la Jeunesse et des Sports,
Le directeur régional des Affaires sanitaires et sociales,
Vu le décret no 79-500 du 28 juin 1979 créant le diplôme d’Etat relatif aux fonctions d’animation modifié par le décret no 88-690 du 9 mai 1988 ;
Vu l’arrêté du 18 août 1988 modifié par l’arrêté du 31 mars 1995 fixant les programmes et les modalités des formations préparatoires au diplôme d’Etat relatif aux fonctions d’animation ;
Vu l’arrêté du 31 mars 1995 fixant les conditions d’agrément,
Décident :
La formation générale préparatoire au DEFA organisée par xxxxxxxxxxxx est agréée pour une durée de quatre ans, sous le numéro d’agrément xxxxxxxxx
Fait à xxxxxxxxxxxx , le xxxxxxxxxxxxxxxxxx
Le directeur régional de la Jeunesse et des Sports
Le directeur régional des Affaires sanitaires et sociales
DEFA CAHIER DES CHARGES DES FORMATIONS GÉNÉRALES ASSURÉES PAR UN ORGANISME UNIQUE
INTRODUCTION DIPLÔME D’ÉTAT RELATIF AUX FONCTIONS D’ANIMATION
Le diplôme d’Etat relatif aux fonctions d’animation (DEFA) a été créé en 1979 par le ministère des Affaires sociales et le ministère de la Jeunesse et des Sports et conduit à des fonctions de responsabilité dans l’élaboration, la coordination et la mise en oeuvre de projets d’animation sociale, socioculturelle ou sportive.
Le DEFA est un diplôme professionnel qui prépare à l’exercice de ces fonctions dans des champs d’intervention variés, tant dans le secteur public que dans le secteur privé, et il est notamment reconnu par la Convention collective de l’animation comme diplôme de niveau III.
Le présent cahier des charges est destiné aux organismes de formation souhaitant déposer ou renouveler leur demande d’agrément de formation générale préparant au DEFA en centres. Afin d’aider au mieux le montage des dossiers de formation, il rappelle la réglementation du dispositif, précise la procédure de l’agrément, indique des critères d’appréciation des projets et présente le dossier type à déposer auprès des services déconcentrés.
I. La formation générale
DÉROULEMENT DE LA FORMATION
La formation générale doit doter l’animateur des connaissances et méthodes nécessaires à l’exercice professionnel des fonctions d’animation. Les contenus propres à chaque unité de formation prennent en compte la dimension professionnelle globale de la formation générale.
Elle comprend cinq unités de formation de cent soixante heures minimum chacune dont les objectifs et programmes sont définis en annexe I de l’arrêté du 18 août 1988 qui sont :
Gestion, administration, organisation ;
Pédagogie, relations humaines ;
Environnement social de l’animation ;
Technique d’animation ;
Approfondissement de l’une des quatre unités de formation précédentes. L’approfondissement ne peut débuter qu’après que les quatre unités de formation aient été suivies et que celle faisant l’objet de l’approfondissement ait été validée.
Elle comprend également un stage pratique d’une durée de quatre mois à temps plein ou de huit mois à temps partiel qui s’effectue dans une structure à caractère socio-éducatif, culturel, social ou sportif.
VALIDATION DE LA FORMATION
Pour chaque unité de formation, le candidat peut se présenter au contrôle dès qu’il a suivi l’unité de formation agréée ou dès qu’il a bénéficié de l’allégement de formation correspondant.
Les contrôles sont effectués par les groupes d’experts pour chaque unité de formation selon les modalités suivantes :
Gestion, administration, organisation (GAO) : une épreuve écrite de quatre heures à partir d’un dossier ;
Pédagogie et relations humaines (PRH) : une épreuve qui comprend une heure de préparation, un exposé de vingt minutes au maximum et un entretien à partir d’une étude de cas ;
Environnement social de l’animation (ESA) : une épreuve écrite de quatre heures à partir d’un dossier ;
Technique d’animation : une épreuve consistant dans la présentation ou la réalisation d’une animation suivie d’un entretien de trente minutes ;
Approfondissement : la notation d’un document écrit, sur un thème en relation avec le contenu de l’unité de formation approfondie.
Les sujets des épreuves GAO, PRH et ESA sont arrêtés par les deux directeurs régionaux sur proposition du jury régional.
Pour ces cinq unités de formation, le jury dispose tout à la fois du travail accompli à l’épreuve de contrôle et de l’évaluation du formateur.
Le candidat ayant échoué trois fois à une épreuve doit reprendre la formation considérée. Le cas échéant, il perd le bénéfice de la décision lui ayant accordé un allégement.
II. L’expérience d’animation
Pour entreprendre l’expérience d’animation, le candidat doit avoir obtenu :
La validation de l’ensemble des éléments de la formation générale ;
L’accord du jury :
Sur les modalités du déroulement de son expérience d’animation,
Sur la proposition qu’il fait d’un conseiller.
L’expérience d’animation s’étend sur dix-huit mois au plus à compter de la notification de l’accord du jury.
Elle comprend :
Douze mois en situation d’animation réalisés dans une optique professionnelle ;
Une formation de deux cents heures comprenant, d’une part, un module agréé de cent vingt heures au moins de perfectionnement sur la méthodologie du projet et l’évaluation de l’action ; d’autre part, une formation personnalisée ;
La rédaction d’un mémoire et sa soutenance devant le jury.
L’AGRÉMENT DES FORMATIONS GÉNÉRALES ASSURÉES PAR UN ORGANISME UNIQUE
Les formations préparatoires au DEFA sont agréées par décision conjointe du directeur régional de la Jeunesse et des Sports et du directeur régional des Affaires sanitaires et sociales.
Les demandes d’agrément sont déposées, en trois exemplaires, sous pli recommandé avec accusé de réception, auprès du secrétariat régional du DEFA du lieu de déroulement de la formation. Elles doivent se conformer au présent cahier des charges.
Les organismes dispensant la formation générale qui souhaitent proposer le module de cent vingt heures intégré à l’expérience d’animation, demandent l’agrément dans les mêmes conditions que pour la formation générale.
La formation générale, assurée en totalité par un organisme unique, est agréée pour quatre ans à partir de la notification de l’agrément. Pendant cette période, toute modification à l’organisation de la formation doit être soumise à la décision conjointe du directeur régional de la Jeunesse et des Sports et du directeur régional des Affaires sanitaires et sociales.
Neuf mois avant l’expiration de la durée de validité de l’agrément, les organismes qui le souhaitent formulent une demande de renouvellement d’agrément. L’Administration, après examen du dossier, doit faire connaître sa décision dans les trois mois.
Chaque année, les organismes assurant la formation générale fournissent en deux exemplaires, aux deux directeurs régionaux, un rapport d’activité détaillé sur le fonctionnement pédagogique, administratif et financier.
Des contrôles peuvent être décidés conjointement par les deux directeurs régionaux. Exercés sur place, ils servent de supports aux procédures de renouvellement des agréments.
CADRE RÉGLEMENTAIRE
Références : Décret no 79-500 du 28 juin 1979, arrêté du 18 août 1988, arrêté du 31 mars 1995.
La formation apporte aux animateurs les connaissances théoriques et les compétences techniques et organisationnelles nécessaires à des postes de responsabilité. Elle s’étend sur six ans maximum et comprend une formation générale et une expérience d’animation.
ACCÈS A LA FORMATION
Pour s’inscrire aux épreuves de sélection, les candidats doivent remplir l’une des conditions suivantes :
Etre titulaire du BASE ;
Justifier de trois années à temps complet d’activités professionnelles ;
Justifier de trois années d’exercice d’activités d’animation par périodes minimales continues de neuf mois ;
Justifier de trois années d’activités cumulées pouvant comporter des périodes d’activités professionnelles et des périodes d’activités d’animation répondant aux conditions définies ci-dessus.
La sélection comprend deux épreuves écrites et une épreuve orale :
La première épreuve écrite, d’une durée de deux heures, porte sur un sujet d’actualité et permet de vérifier la qualité de l’expression écrite et la capacité du candidat à mettre en évidence son intérêt pour les problèmes du monde contemporain ;
La seconde, d’une durée de deux heures, a pour but, à partir d’un dossier proposé par le jury, d’évaluer les capacités d’analyse et de synthèse du candidat.
L’épreuve orale permet de vérifier les capacités d’expression et de communication du candidat et d’apprécier son expérience professionnelle et sociale.
La durée de l’entretien avec le jury est d’une demi-heure.
Les trois épreuves ont le même coefficient.
Toute note inférieure à 8 sur 20 est éliminatoire.
Sont déclarés admis, par décision du préfet de région sur proposition du jury, les candidats qui ont obtenu pour l’ensemble des épreuves une moyenne égale ou supérieure à 10 sur 20.
Un livret de formation est ouvert au nom de chaque candidat sélectionné. Pour les formations générales assurées par un organisme unique :
La responsabilité de la sélection peut être déléguée à l’organisme de formation s’il en fait la demande ;
Les modalités de sélection peuvent comporter des épreuves qui complètent celles prévues au présent article et qui sont définies dans le dossier pédagogique soumis à l’agrément ;
Les directeurs régionaux s’assurent de la régularité du déroulement des épreuves.
CRITÈRES D’APPRÉCIATION DES PROJETS DE FORMATION
Dans un souci d’une meilleure adéquation entre l’emploi et la formation et d’une meilleure prise en compte des besoins des stagiaires, il est demandé que dans l’élaboration du projet de formation, l’organisme :
I. Justifie le projet de formation par rapport aux emplois repérés
Vous préciserez les besoins de qualification que vous avez pu recenser.
II. Intègre la notion d’alternance
En insérant la durée dévolue au stage pratique dans les unités de formation pour la mise en place d’une pédagogie organisée autour de la mise en relation de périodes de formation en centre et de périodes en entreprise.
Pour être efficace, la pédagogie de l’alternance suppose que les modalités de coopération entre les deux pôles de la formation soient clairement établies, que les objectifs poursuivis dans l’un et l’autre des lieux de formation, les moyens de la communication entre acteurs et le rôle de chacun soient définis.
Dans les structures d’accueil, les candidats bénéficieront de l’accompagnement d’un tuteur. L’organisme de formation assurera un suivi des stagiaires par des visites dans les structures d’accueil, des rencontres entre formateurs et tuteurs, des documents de communication avec les tuteurs et les stagiaires.
III. Aide les stagiaires à préparer leur projet d’expérience d’animation
En intégrant dans les contenus des unités de formation, l’acquisition des outils méthodologiques nécessaires à cette préparation.
IV. Constitue un comité de pilotage
Il peut prendre la forme d’une émanation du conseil de perfectionnement. Il peut être composé de formateurs, de partenaires administratifs concernés, de responsables de structures d’accueil de stage pratique, d’employeurs, de stagiaires.
Il a deux rôles principaux :
1. Un rôle consultatif : sur la mise en oeuvre du projet de formation et sur le maintien de la cohérence du dispositif ;
2. Un rôle opérationnel : il doit aider les stagiaires à trouver leur terrain d’expérience d’animation.
V. Développe une pédagogie de soutien
Prévoir des modules de remise à niveau ou de soutien pour les candidats éprouvant des difficultés en cours de formation ou pour la validation.
Ces cinq paramètres constitueront les critères d’appréciation des projets de formation déposés à l’agrément.
PRÉSENTATION DU DOSSIER TYPE
Pour présenter votre projet, veuillez utiliser le dossier type suivant, auquel sera joint un budget prévisionnel :
Dates extrêmes de la formation :
Lieu de la formation :
I. Présentation de l’organisme de formation
(Joindre règlement intérieur)
Intitulé - adresse - numéro de téléphone.
Statut juridique.
Autres formations organisées.
Expérience pédagogique de l’organisme.
Locaux et outils techniques à disposition de la formation.
Partenariat envisagé.
Capacité globale d’accueil.
II. Public ciblé
Nombre de stagiaires :
Effectif minimum :
Effectif maximum :
Profil de stagiaires souhaité :
Age.
Niveau de qualification (voire de formation).
Type d’expérience antérieure souhaité dans l’animation.
Organisez-vous une session de préformation ?
Quels sont les objectifs, la durée, le programme et les financements ?
Processus d’information prévu sur la formation ; auprès de quels partenaires cette information sera-t-elle diffusée ?
III. Adaptation de la formation à l’emploi
a) Etude de marché.
Préciser à l’aide d’un référentiel de compétences le profil d’emploi visé par la formation, à partir des besoins en qualification que vous avez pu recenser sur le marché de l’emploi.
b) Démarche pédagogique et méthodes envisagées.
Vous décrirez la démarche et les méthodes en les justifiant eu égard :
Aux options de l’organisme de formation ;
Aux objectifs de la formation ;
Au public ciblé.
Quels sont les outils pédagogiques et les moyens logistiques utilisés par les formateurs ?
Les justifier par rapport à la méthode pédagogique, aux objectifs visés et au public ciblé.
Quelles sont les ressources formatives mises à la disposition des stagiaires (bibliothèque, centre de ressources, personnes ressources, etc.) ?
Quelles sont les innovations pédagogiques développées ?
Vous préciserez le montage pédagogique de votre formation (contenu de formation, répartition des horaires, calendrier) et vous le justifierez par rapport au public visé.
c) Indiquer comment vous adaptez à ce profil d’emploi les objectifs pédagogiques et les contenus de chacune des unités de formation prévues par les textes réglementaires.
IV. Modalités de suivi des stagiaires
A l’entrée en formation :
Quelles sont les modalités d’accueil, d’information et, éventuellement, de contractualisation avec les stagiaires (joindre document) ?
Est-il envisagé une évaluation des acquis (à l’entrée en formation) de chaque stagiaire sélectionné ? Dans quel but et sous quelle forme ?
En cours de formation :
1. En centre :
Quelle est la nature, la fréquence et les modalités d’évaluation des acquis des stagiaires en cours de formation ?
Y a-t-il des modules de remise à niveau prévus ? Sous quelle forme :
Individuels ;
En sous-groupes.
2. En situation professionnelle :
a) Si vous avez opté pour une pédagogie en alternance, quels sont les objectifs poursuivis :
L’application de la théorie ;
L’apprentissage ;
La découverte du milieu ;
L’autonomisation, etc. ;
Et comment s’organise-t-elle : rythme, durée, dans une ou plusieurs structures d’accueil.
b) Qu’il s’agisse de pédagogie en alternance ou de stage pratique, décrivez les objectifs et l’organisation du dispositif de mise en relation entre la formation théorique et le stage pratique (modalités d’aide au stagiaire dans la recherche d’une structure d’accueil, réseau de structures d’accueil et principaux partenaires, modalités de suivi des stagiaires en entreprise).
Une formation des tuteurs est-elle envisagée et si oui, quels en sont les objectifs et les modalités ?
Quelles sont les modalités d’évaluation des acquis en situation professionnelle ?
V. Modalités de pilotage de l’action de formation
Existe-t-il ou envisagez-vous la mise en place d’un comité de pilotage ? Quel est son rôle, sa composition, ses modalités de fonctionnement ?
A-t-il participé à l’élaboration du projet de formation ? Quelle a été sa participation ?
VI. Organisation de la formation
1. Partenaires de la formation :
Quels sont les organismes intervenants impliqués dans la formation ?
2. Equipe de formation : joindre la liste nominative précisant :
Leur qualification : diplômes, expérience dans la formation, autres expériences professionnelles, suivi de formations de formateurs et lesquelles, maîtrise d’une technique pédagogique particulière ;
Le rôle et la fonction de chacun dans l’organisation de la formation. Modalités de fonctionnement de l’équipe de formateurs ;
L’organisme de formation a-t-il élaboré un plan de formation de ses formateurs ?
VII. Eléments financiers
Joindre un budget faisant apparaître les coûts de la formation, les frais à la charge des stagiaires et les modes de financements.
VIII. Demande de délégation de la responsabilité de la sélection
Vous devez le préciser dans le dossier soumis à l’agrément en indiquant les épreuves complémentaires que vous proposez d’organiser.
